PREGUNTA 3 Como
Project Manager, indique un beneficio que se tendría, si por alguna razón la
empresa constructora y el cliente se deciden en adelantar la fecha de
finalización. Y que se tendría que hacer en términos de la gestión de
comunicaciones del proyecto?
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ResponderEliminarUn beneficio como Project Manager es aquel que permita de alguna forma facilitar la finalización del proyecto satisfactoriamente acorde con el plan del mismo.
EliminarFinalizar antes de tiempo, podría abrir un espacio para negociar, ese espacio es el beneficio que podría obtener ya que a pesar que siempre existe el espacio, el entregar “algo” aumenta la probabilidad de recibir lo que se pida.
Pedir “cosas” a cambio de lo entregado en típico en la administración de proyectos. Eso que se pide puede ser más tiempo para otras tareas, podría ser eliminar o reducir alcance, o se podría pedir eliminar o reducir solicitudes de cambio, u otra actividad que de alguna forma estén afectando en forma negativa el cumplimiento del plan proyecto.
Podría ser que el cliente tenga alguna obligación fechada y se le pueda pedir que la adelante y que ese adelanto de fecha nos permita reducir esfuerzo, costo, tiempo, etc. del proyecto trayendo beneficios cuantificables.
Todo depende de la situación del proyecto en el momento que se aprueba el cambio.
Muy posiblemente un cambio de ese tipo, impactará cronogramas, asignaciones, tareas, adquisiciones, gestión de recurso humano, gestión de calidad, etc, etc. En términos de comunicaciones, al igual que en cualquier cambio, se debe determinar que información debe ser comunicada, a quienes, cuando, etc., y siguiendo el plan de comunicaciones, se debe informar a los interesados e involucrados, lo que les interesa o afecta.
Bibliografía
(Eric Álvarez, MSII,PMP, curso de Fundamentos de proyectos, UNA, 2012)
Guía del PMBOK 4ta Edición Capítulo 10, Project Management Institute, Estados Unidos, 2008
Favor de responder de acuerdo al orden indicado por email. Iniciando con la pregunta #1.
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EliminarSi bien el adelantamiento de la fecha de finalización el plan se tendría que cumplir en menos tiempo y se estarían necesitando más recursos físicos y materiales como maquinaria de construcción. Sin embargo como Project Manager se podrían considerar estos beneficios:
ResponderEliminar1) En términos de riesgos, al durar menos tiempo el proyecto habría menos espacio para que uno o más riesgos se materialicen. Por ejm. si algún desastre natural (inundación, tormenta) que detenga la construcción fuera a ocurrir en los últimos meses del año, ocurríría cuando la obra ya esté en un punto de finalización de modo que no afectaría la construcción del edificio.
2) En cuanto a los roles Administrativos del Proyecto como la oficina de PMO, Asistentes Administrativas y el mismo Project Manager culminarían su asignación antes lo que implicaría que el costo de estos recursos se podría identificar como ahorro o se podría asignar a los gastos de recursos operativos adicionales para cumplir con el adelantamiento de la fecha.
Para cumplir adecuadamente con el proceso de Gestión de las Comunicaciones se deben tener en cuenta estas actividades.
1) Comunicar a los Stakeholders los cambios en el tiempo, costos, implicaciones, riesgos, etc. para cumplir con el nuevo plan.
2) Si la reducción de tiempo requiere comunicar el progreso y la situación del proyecto con más regularidad, se deben hacer los ajustes respectivos al Plan de Comunicación.
3) En los informes de desempeño se deben incluir los nuevos valores de medición de tiempo, costo, calidad etc. sobre los que estará basado el proyecto.
4) Para la comunicación de los cambios a lo interno del equipo de Proyecto, se debe seguir la Matriz de Comunicación con las indicaciones definidas para tal fin.
Bibliografía:
Guía del PMBOK 4ta Edición Capítulo 10, Project Management Institute, Estados Unidos, 2008
El punto uno, sobre los beneficios de adelantar el proyecto, que indica Andrés, me parece que es un arma de doble filo, sabemos que el adelantar todo el trabajo puede generar nuevos riesgos o incrementar los que ya tenía contemplados, modificando la forma de abordarlos para evitar que pasen o que sus consecuencias no sean devastadoras.
EliminarSin embargo, como bien lo indica Andrés puede ser que algunos de nuestros riesgos desaparezcan y que más bien, este adelantamiento en el cronograma resulte ser una oportunidad en lugar de una amenaza. Recordemos que como lo vimos en clases un análisis FODA se hace en sentido positivo (fortalezas y oportunidades) y negativo (debilidades y amenazas), así que incluso de los riesgos podríamos sacar provecho, potencializando aquellos calificados como positivos.
Al final, como ya lo indiqué, se materialicen o no riesgos que afecten negativamente el proyecto, igual todo eso sirve para las lecciones aprendidas de la empresa y para la toma de mejores decisiones en proyectos futuros.
Realmente es crítico informar en el momento oportuno, con calidad, cantidad y la precisión adecuada, así como a las personas pertinentes. Andrés señala que todos los interesados deben ser informados. Es necesario ampliar un poco más esta declaración e indicar que según se planificó la información debe filtrarse según el grado o nivel de responsabilidad de los interesados. La distribución de información en muchos casos debe ser personalizada hacia lo que realmente cada miembro del equipo requiere recibir.
EliminarEn este caso particular es necesario, dada la criticidad del tiempo, informar el progreso del proyecto con regularidad, en particular el avance físico de la obra, el avance financiero y los riesgos y sus correspondientes planes de acción.
Referencia:
http://guiapracticadelpmp.com/category/comunicaciones/
Muy de acuerdo con lo que indica Laura Paz y Andrés sobre la eliminación del riego. Adelantar en un mes la entrega podría eliminar riesgos negativos y podría hacer que ocurran riesgos positivos. Por ejemplo, muchas construcciones emplean personal Nicaragüense, un riesgo del proyecto podría ser que en diciembre mucho personal abandone el trabajo para viajar a Nicaragua en las fechas navideñas. Adelantar en un mes, permitiría eliminar ese riesgo y mas bien, aparece uno positivo donde el personal con deseos de viajar a Nicaragua en diciembre podría querer trabajar horas extras, para recibir más dinero y llevarlo a su familia en Nicaragua.
EliminarBibliografía
(Eric Álvarez, MSII,PMP, curso de Fundamentos de proyectos, UNA, 2012)
(Guía del PMBOK 4ta Edición Capítulo 10, Project Management Institute, Estados Unidos, 2008)
Como Project manager y dueño de la empresa constructora es beneficioso porque al finalizar antes el proyecto quiere decir que si cumplo con la solicitado por el cliente tendré un cliente más satisfecho con mi trabajo, esto porque lograría cumplir con las expectativas y necesidades de este cliente, por lo tanto mejoramiento de la imagen de la empresa.
ResponderEliminarUn Plan para la Comunicación busca asegurar la comunicación efectiva, definir las necesidades de comunicación e información de todos los participantes del proyecto, así como el medio de comunicación por el cual les será enviado y suplir a los interesados información oportuna y efectiva sobre el proyecto.
Como para todo proyecto es importante tener una comunicación eficaz y lo que se está realizando es un cambio en la fecha fin, se debe informar a todos los interesados del mismo para que estén enterados del cambio y las implicaciones que conlleva finalizar este proyecto 1 mes antes. Para este caso en específico al ser algo de tanta importancia para el éxito del proyecto se debe realizar el comunicado de manera formal preferiblemente por medio de reuniones formales con cada uno de los interesados (internos y externos).
Además como el proyecto ya inició se debe informar el estado actual del proyecto con la finalidad de informar como se han utilizado los recursos, y se deben informas los cambios o ajustes que se realizarán para cumplir con la nueva fecha.
Al actuar con integridad y ética profesional debe mantenerse siempre una comunicación fluida y canales abiertos para que todos los interesados confíen que lo que se realizará de ahora en adelante y no se creen falsas expectativas o dar pie a especulaciones que dañen la confianza en el equipo de trabajo.
(Pablo Lledó, Director de Proyectos. 3era edición. Pag 261-283 & PMBOK 4ta Edición, Project Management Institute, Estados Unidos, 2008)
Me llama mucho la atención lo que indica Hellen que el beneficio es que el cliente se encuentre satisfecho y que la imagen de la empresa mejore. Para mí este es el beneficio más importante, revisando alguna documentación sobre satisfacción de los clientes, me encuentro que tiene tres niveles:
Eliminar1. Insatisfacción: cuando no se cumplen las expectativas. Genera deslealtad a la empresa, pues el cliente se cambia de proveedor o de empresa inmediatamente.
2. Satisfacción: cuando si se cumplen las expectativas del cliente. Genera una lealtad condicionada a la empresa, es decir, mantiene relaciones con la empresa mientras no aparezca otra con una oferta mejor.
3. Complacencia: cuando se sobrepasan las expectativas del cliente. Genera lealtad incondicional, pues el cliente sabe que difícilmente alguna empresa le dé los mismos beneficios.
Para el ejemplo actual, probablemente lo que se esta buscando es el último nivel de satisfacción. Tal vez sea un cliente muy bueno, leal o que le veamos mucho potencial o poder de atraer a otros clientes o de solicitarnos nuevos proyectos grandes o retadores, sino: porque más se podría aprobar un cambio de este tipo?
Referencias:
Chacón González Erick. Satisfacción y expectativa del cliente. Tomado de http://www.monografias.com/trabajos68/satisfaccion-expectativa-cliente/satisfaccion-expectativa-cliente2.shtml.
Ivan Thompson. La Satisfacción del Cliente. Tomado de http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/satisfaccion-cliente.htm
Es muy interesante lo que indica Hellen sobre actuar con integridad y ética, con canales abiertos para que exista confianza.
EliminarSegún PMBOK (2008), en 1981, un comité de Directores del PMI, aprobó un proyecto con procedimientos y conceptos necesarios de la profesión de la dirección de proyectos, en donde un área de aplicación referenciaba a la ética de los profesionales en ejercicio, el equipo llegó a ser conocido como Grupo de Gestión de Ética, Normas y Acreditación.
El líder debe ser una persona transparente, imparcial, empático pero con objetividad, no se puede dejar manipular ni anteponer sus intereses personales sobre los demás. Si un director de proyecto está inmerso en un problema social o ético, muy probablemente su equipo tendrá dudas sobre su actuar, sobre el manejo que brinda a los recursos, sobre las alianzas con agentes externos, entre otras cosas.
Un simple rumor puede acabar con el éxito de un proyecto, de ahí que siempre debe existir una comunicación directa y una política de puertas abiertas, con el fin de fortalecer la transparencia y que no se presenten especulaciones, tal y como lo indica la compañera.
(Project Management Institute, Inc. 2008. Fundamentos para la Dirección de Proyectos. Guía del PMBOK®. 4ta ed. Pennsylvania: Project Management Institute, p. 300)
Como menciona Hellen, uno de los prodcutos más importantes de cumplir con la nueva fecha es la satisfacción del cliente, lo que consecuentemente refuerza la imagen de la empresa al poder manejar el reto presentado. Esto denota la capacidad de la Administración del Proyecto en todos los niveles y genera confianza y buena publicidad para clientes nuevos o existentes, brindando una ventaja competitiva sobre otras empresas Constructoras en el Mercado.
EliminarComo se puede apreciar en el artículo del Ing. Ramiro Fonseca en la Revista Construir, los clientes ven las fortalexas con las que cuentan las empresas en su campo de trabajo, como lo son reconocimiento, confianza, productividad, integridad, rapidez, entre otras.
(Ing. Ramiro Fonseca, Creando estrategias efectivas, Revista Construir, Mayo 2011. URL: http://www.revistaconstruir.com/administracion-de-proyectos/835-creando-estrategias-efectivas)
Estoy de acuerdo con Hellen, se debe mantener una comunicación eficaz dentro del proyecto que garantice el seguimiento del desempeño del proyecto, y con más razón en el momento que se implementa un cambio como el planteado en este foro, para que los involucrados conozcan su rol en el cambio y el avance que se lleva en el proyecto.
EliminarCito algunos de los objetivos planteados por Yamal Chamoun en su guía para respaldar la importancia de la comunicación:
•Evitar confusiones y malos entendidos
•Aumentar el conocimiento de todos los integrantes acerca del estatus en que se encuentra el proyecto
•Proveer reportes veraces y oportunos
•Obtener el conocimiento anticipado…
•Definir y comunicar con precisión y claridad la responsabilidad / autoridad de cada una de las partes a través del tiempo
(Yamal Chamoun, Administración Profesional de Proyectos La Guía, 2002, pág 106)
un cliente satisfecho es muy importante, si se concluye el proyecto en el tiempo que el cliente necesita seria una buena leccion aprendida que se deberia tener en cuenta siempre que existan las caracteristicas parecidas en otros proyectos. Nosotros como futuros project managers tenemos una mision mas implicita cuando se administra un proyecto y es precisamente estar pendientes de ir incorporando esas lecciones aprendidas de procesos exitosos.
EliminarTal y como lo indica Hellen, “Un Plan para la Comunicación busca asegurar la comunicación efectiva, definir las necesidades de comunicación e información de todos los participantes del proyecto, así como el medio de comunicación por el cual les será enviado y suplir a los interesados información oportuna y efectiva sobre el proyecto”, sin embargo es necesario tomar en consideración que el plan de las comunicaciones podría tener dos momentos para este caso.
EliminarEl primer momento es pre aprobación del cambio, razón por la cual, las comunicaciones realizadas con respecto al cambio, deben ajustarse a lo definido en el plan de comunicaciones y el segundo momento es post aprobación del cambio, por lo que es posible que el plan de las comunicaciones varíe en función de este.
En cuanto a lo de tener un cliente satisfecho, es importante tomar en consideración que si no se realiza el análisis correcto y se aprueba el cambio solo por complacer al cliente, aunque se documente el cambio, esta documentación no se hace con un análisis real, razón por la cual caeremos en el síndrome del lavadero y como lo indica Yamal Chamoun en su libro, esto causa “Clientes y proveedores molestos (uno no quiere pagar extras pues siente que están abusando de él, y el otro ya realizó el trabajo y siente que su Cliente está sacando ventaja).”.
Es por lo anterior, que lo ideal es evitar que luego no nos pase como el famoso dicho “Le salió el tiro por la culata” y que por querer agradar al cliente mas bien arriesguemos a perderlo no haciendo una correcta administración del proyecto, Además, de lo expuesto por Yamal Chamoun también se desprende la importancia de mantener informados a los clientes de todas las modificaciones que se harán a las áreas afectadas (incluyendo presupuesto y recursos humanos), con el propósito de evitar futuros malentendidos.
Referencia
Yamal Chamoun, Administración Profesional de Proyectos La Guía, 2002, página 147
Asumiendo que la planificación se hizo correctamente que los tiempos se establecieron a la duración real de las actividades no le encuentro muchos beneficios el terminar antes de tiempo solamente el poder entrar en otro proyecto y ganarse lo de 12 meses en 11,las lecciones aprendidas en el proceso y salir airoso del reto que daría mayor nombre y respaldo al PM en su trabajo sopesando esto contra la tensión que generaría sacar el proyecto anticipadamente de lo planeado; ya que al disminuir los tiempos va aumentar la inversión que se deba hacer en dinero, más personal, trabajar más horas y por supuesto aumentan los riesgos. Para la empresa si habrían beneficios aunque tendrían que pagar más y sopesar si tienen más beneficios que el dinero que tendrían que pagar por adelantar el proyecto, la constructora debería en relación con la gestión de las comunicaciones hacer un excelente manejo del Plan de Comunicaciones para informar a todos los interesados de la situación, informar a todo el personal de los nuevos cambios, dar a conocer el nuevo cronograma de proyecto ver con qué recursos se puede contar, enviar notas solicitando la colaboración sin dejar de prever que están trabajando en una obra de construcción no es solo conversar con los ingenieros se debe convencer a los obreros de trabajar más de la jornada actual y asumir que en la construcción no todos hacen la misma labor se debe ver en qué labores se deben incluir más personas, comunicarse con Recursos Humanos para contratar más personal, con la gente de planificación para que coordine con el equipo de trabajo y hablar con presupuesto para que haga los cálculos de horas extras.
ResponderEliminar(Project Management Institute, Inc. 2008. Fundamentos para la Dirección de Proyectos. Guía del PMBOK®. 4ta ed. Pennsylvania: Project Management Institute, pp. 210-233.)
Mauricio dice que "Asumiendo que la planificación se hizo correctamente que los tiempos se establecieron a la duración real de las actividades no le encuentro muchos beneficios el terminar antes de tiempo", según entiendo está indicando que se ha vuelto a estimar para durar 11 meses de la manera correcta y con esto es "seguro" proceder con la ejecución en el nuevo tiempo. Mauricio solo menciona unos tres beneficios: ganarse un mes, renombre y respaldo, lecciones aprendidas en el proceso.
EliminarDebe tomar en cuenta también los potenciales ahorros al tener la maquinaria y operarios trabajando un mes menos aunque tuviese que trabajar más horas diarias (lo cuál no sabemos con certeza) además tanto el equipo de dirección de proyecto, la constructora, proveedores, etc. saldrían de sus compromisos con el proyecto un mes antes lo cuál puede beneficiar sus negocios.
Según se indica en “SCOPE CREEP EN PROYECTOS DEL CENTRO DE DESARROLLO DE LA FACULTAD REGIONAL DE GRANMA (UCI)” una de las causas del scope creep es complacer al cliente para que este se mantenga contento, me imagino que al cumplir con un mes antes en la finalización del proyecto tendremos:
ResponderEliminar1. Un cliente más fiel y satisfecho con el trabajo, que probablemente extienda su satisfacción dando nuevos trabajos o bien, “buena fama” a la empresa.
2. Se prueba de alguna manera la capacidad de la empresa constructora en tomar retos como estos y se dejan lecciones aprendidas para futuros proyectos
3. En cuanto a la gestión de recurso humano, se incrementa el proceso de “desarrollarlo” pudiendo obtener resultados inimaginables sobre las capacidades o habilidades que a veces solo en situaciones de crisis o estrés se dejan ver.
En términos de gestión de comunicaciones me parece que a través de una reunión general se debe comunicar a todo el equipo del proyecto de la variación en la fecha de finalización, crear un plan para levantar el espíritu de compromiso de todo el recurso humano. Además de actualizar los documentos que deben ser comunicados a todos los interesados del proyecto, por ejemplo de primera entrada comunicar el cambio aprobado, y luego comunicar, tal como lo dice el PMBOK, las actualizaciones que se hagan en el cronograma en general y realizar evaluaciones del desempeño para constantemente informar como esta el estado y el avance del proyecto.
Referencias:
Yulaine Arias Guerra, Yenner J. Díaz Núñez, Yusel Arias Guerra. SCOPE CREEP EN PROYECTOS DEL CENTRO DE DESARROLLO DE LA FACULTAD REGIONAL DE GRANMA (UCI). Tomado de http://www.informatica-juridica.com/trabajos/Scope_Creep.pdf
Project Management Institute, Inc. A guide to the Project Management Body of Knowledge. (PMBOK), 4era Edición.
Concuerdo con Laura en que un beneficio es que el cliente quede satisfecho, dado que se entendieron, evaluaron, definieron y gestionaron sus expectativas.
EliminarNo obstante, al cliente se le deben comunicar los riesgos del proyecto, a causa de esa finalización anticipada, de manera que no asuma que los proyectos siempre se pueden terminar antes. Quizá un proyecto se logre finalizar con éxito antes de tiempo, pero no creo que esa sea la norma en el mercado.
Es muy importante lo que indica la compañera con respecto a las lecciones compartidas. El tener éxito al finalizar un proyecto antes de lo establecido, debe poner a pensar a la dirección sobre los esfuerzos que se realizaron, el compromiso del equipo y la forma en como se desarrollaron todos los cambios, tanto a lo interno como a lo externo, de manera que pasen a ser "activos de los procesos de la organización" y sirvan como base para futuros proyectos.
(Project Management Institute, Inc. 2008. Fundamentos para la Dirección de Proyectos. Guía del PMBOK®. 4ta ed. Pennsylvania: Project Management Institute, p. 167)
Cuando un cliente es experimentado y ha recibido varias entregas tanto buenas como malas, genera una capacidad de detectar cuando la empresa contratada se está comprometiendo con una fecha sólo para sonar atractivos, cuando en realidad no van a poder cumplirla. Si el cliente no tiene esta capacidad es cuando la empresa contratada de apelar a los principos de ética y transparencia que indica el PMBOK para evitar una de las causas del scope creep como indica Laura en su comentario.
EliminarEn el libro llamado "The Project Management Advisor" se menciona como uno de los grandes errores en la gestión de proyectos el deseo de complacer al cliente para prometer imposibles que al final tendrán un impacto negativo en los esfuerzos e inversión del cliente y en la imagen de la empresa Constructora.
(http://www.cpii.org.ar/resourcenter/data/Errores%20en%20la%20gestion%20de%20proyectos.pdf
Project Management Institute, 2008, Fundamentos para la Dirección de Proyectos. Guía del PMBOK®, Cuarta Edición, Estados Unidos)
Lo que indica Laura es realmente importante porque indica 3 puntos claves en la satisfacción del cliente, situaciones que permiten un fuerte crecimiento de la empresa y manejo de una ventaja competitiva.
EliminarY en lo que indica de scope creep se debe elaborar el impacto del desarrollo de la nueva funcionalidad: ¿Qué esfuerzo extra será requerido?, ¿Qué efecto tendrá sobre la totalidad de duración del proyecto?, ¿En qué costos adicionales se incurrirá y cómo afectará esto al margen del proyecto?.
(http://www.liderdeproyecto.com/articulos/administracion_de_proyectos_scope_creep.html)
Quisiera comentar sobre lo que dice Laura Paz de los beneficios que tendría entregar el proyecto un mes antes y así complacer al cliente, claro tendríamos un cliente más fiel y satisfecho entre otros, sin embargo a mi parecer no es tan solo complacerlo por complacerlo el trabajo de un PMI debe enmarcarse dentro del Código de Ética y Conducta del Profesional Project Management Institute que reza en su punto 5.1 Descripción de la Honestidad que dice:
Eliminar“…Honestidad es nuestro deber de comprender la verdad y actuar con sinceridad, tanto en cuanto a nuestras comunicaciones como a nuestra conducta.”
Por lo que primero antes de “complacer” a nuestro cliente se debe hacer el análisis exhaustivo de la posibilidad de lograrlo y si es esto es posible, informar con exactitud de las implicaciones en términos de costos reales, riesgos entre otros que traería dicho adelanto, apegándose al Código de Ética y Conducta del Profesional y no creando falsas expectativas en el cliente.
Referencia: Código de Ética y Conducta del Profesional Project Management Institute tomado de la pagina: http://www.pmi.org/About-Us/Ethics/~/media/PDF/Ethics/ap_pmicodeofethics_SPA-Final.ashx página 5.
Los tres beneficios que Laura indica son tres aspectos deseables que ocurran en todo proyecto. Un cliente satisfecho. Aprendizaje para la compañía que ejecuta el proyecto y desarrollo del equipo de proyecto que posiblemente se utilizará en mas proyectos.
EliminarEncontrar en un cambio que aparentemente complica el proyecto, tres beneficios es una habilidad deseable desarrollar como PM.
Bibliogafía
(http://www.slideshare.net/cbarbarella/pmi-2346692)
(Eric Álvarez, MSII,PMP, curso de Fundamentos de proyectos, UNA, 2012)
(Guía del PMBOK 4ta Edición Capítulo 10, Project Management Institute, Estados Unidos, 2008)
Considero que un beneficio de adelantar la finalización de un proyecto es liberar los recursos humanos que se tenían asignados, ya sea para iniciar nuevos proyectos o reasignar recursos a otros proyectos que se ejecutaban en paralelo. En el caso de tener recursos humanos asignados que pertenecían al cliente, éstos podrían dedicarse completamente a cubrir actividades operativas de su propia empresa.
ResponderEliminarCon respecto a la gestión de comunicaciones, el cambio de fecha se debe documentar en el registro de cambios. Es necesario que los interesados conozcan: el nuevo cronograma, los cambios en sus roles y responsabilidades, las variaciones entre lo planeado y el estado actual del proyecto, así como los cambios y proyecciones con respecto a costos, alcance, calidad y tiempo.
Se deben gestionar los informes de desempeño y utilizar métodos de comunicación efectivos para que se asimilen las consecuencias o riesgos que se pueden presentar. Todos deben saber lo que está pasando, con el objetivo de que se comprometan y se integren mejor al equipo.
Sobre la gestión de las comunicaciones, anoto siete aspectos infalibles para destruir la comunicación en el equipo del proyecto, según Dharma Consulting (2012):
- Siempre debes interrumpir
- Se impaciente
- Se prejuicioso
- Muestra desinterés en tu lenguaje corporal
- Discute de una manera en que sólo tú ganes
- No respondas cuando te pidan alguna sugerencia
- Critica a la persona no a la conducta
(http://blog.dharmacon.net/tips/hab-blandas/siete-modos-infalibles-de-destruir-la-comunicacion-en-tu-equipo-de-proyecto/)
Concuerdo con Sancho en cuanto al beneficio de la liberación anticipada de recursos que es un punto que yo también explico en mi comentario inicial; además, su valoración en el ámbito de la gestión de las comunicaciones es clara y precisa tomando en cuenta que el cambio impacta alcance, comunicaciones, riesgos; y rescato principalmente el punto "Todos deben saber lo que está pasando, con el objetivo de que se comprometan y se integren mejor al equipo".
EliminarExcelente la lista de puntos de Dharma Consulting (2012), para los que me tomo la libertad de poner en positivo para evitar la "psicología inversa":
- No debes interrumpir
- Se paciente
- No seas prejuicioso
- Muestra interés en tu lenguaje corporal
- Discute de manera en que todos ganen (win-win situation)
- Responde cuando se te pida alguna sugerencia
- Critica la conducta y no a la persona
Completamente de acuerdo con Luis porque al terminar antes el proyecto si nos permite tener recursos disponibles sea para nuevos proyectos o para proyectos que se ejecuten en paralelo.
EliminarY a nivel de las comunicaciones si se debe realizar todos los ajustes en cada una de las proyeccciones pero no solo a nivel del alcance, tiempo, costo y calidad, sino a nivel de las adquisiciones para así poder cumplir con los contratos de los proveedores y permitir finalizar el proyecto en la nueva fecha pactada.
(GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (GUÍA DEL PMBOK®). Capítulo 10)
A mi parecer deberíamos ser más analíticos en que liberar el Recurso Humano con anticipación siempre va a ser beneficioso para la constructora, para verlo desde otra perspectiva esto conlleva a mucha planificación y esta liberación de personal (si es propio de la empresa que ejecuta el proyecto) que sale del proyecto escala hacia el portafolio de proyectos que se tenga y eso no se tenía programado ¿Qué hacemos con este Recurso Humano? , por ejemplo pensemos por un momento que todo este Recurso Humano ya se tenia previamente estimado “ocupado” hasta el doceavo mes y ¿que lo hago un mes completo “libre”? y no es solo pasar el Recurso Humano a otro proyecto así de fácil, acaso si adelanto otro proyecto lo van a pagar más alto ya que estoy inyectando más personal, porque esto quiere decir que ese mes que el Recurso Humano trabaje para el otro supuesto proyecto el salario debería salir del presupuesto de este proyecto, cosa que no se tenia dentro de los costos ni cronograma por lo que no creo que sea tan fácil hacer la colocación del Recurso Humano así tan a la ligera.
EliminarPara concluir quisiera compartir esta ley inmutable de la administración de proyectos:
. “Si todo está bajo control no estás yendo lo suficientemente rápido”.
Esto lo dijo Emerson Fittipaldi cuando le preguntaron ¿Qué se siente al manejar un auto de Formula 1 a más de 300 km por hora?
Referencia: Las 12 leyes inmutables de la administración de proyectos, tomado de http://iaap.wordpress.com/2008/07/10/las-12-leyes-inmutables-de-la-administracion-de-proyectos Ley # 9.
Suponiendo que todo está bien planificado y que la decisión de adelantar el proyecto está basada en nuevas estimaciones de costo y tiempo que reflejan el cambio de tiempo en el proyecto entonces se puede decir que el beneficio que se tiene es que como Project Manager se terminaría antes con lo que podría ocuparse en un nuevo proyecto, de igual manera todo el equipo de trabajo, maquinarias, etc. de ambas partes de desocuparían 1 mes antes de lo previsto inicialmente lo que traería beneficios como la reducción de tiempos administrativos, 1 mes menos de planilla en general, 1 mes menos de alquiler de la maquinaria, y cosas por el estilo. Además el cliente quedaría más que satisfecho al tener lista la obra a tiempo para cumplir con su nuevo objetivo de sacarle provecho a la época navideña.
ResponderEliminarTomando en cuenta la preocupación de algunos de los compañeros y la opinión profesional de Kishaish (PM at Experis IT, Sweden), “scope creep” no es lo mismo que “cambios al alcance del proyecto”. Recordemos que el “síndrome del lavadero” se produce por hacer cambios sin control o sin tener en cuenta el impacto de los cambios en el tiempo, costo y calidad. De aquí que vuelvo y repito, si supone que se realizó un análisis estricto que determine que es posible realizar la obra en un mes, entonces si podrían existir los beneficios que he explicado en el punto anterior.
Por su parte para la gestión de comunicaciones, deberán ser informados todos los interesados del proyecto: stackeholders, equipo de trabajo (construcción), proveedores. Para cada uno de estos ya se habrá definido la forma y la fuente de la comunicación de este tipo de informaciones, estas indicaciones predefinidas deben ser tomadas en consideración para informar del cambio. Todo esto según lo indicado por la Guía del PMBOK (2008).
Referencias:
Project Management Institute, Inc. 2008. GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (GUÍA DEL PMBOK®). Capítulo 10 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, Cuarta edición. ISBN: 978-1-933890-72-2
Kishaish, Sam. Commenting on: SCOPE CREEP is a CULTURAL ISSUE. Do You Agree?. Recuperado de http://www.linkedin.com/groups/SCOPE-CREEP-is-CULTURAL-ISSUE-37888.S.131970235
la aclaración que realizas acerca de Scope creep es muy oportuna, no se indica que los alcances que los interesados del proyecto sean modificados por adelantar un mes la fecha de entrega. Pienso que se incrementan los costos como mencionas pero si creo que adelantar un mes puede no necesariamente significar que como recursos estaríamos un mes antes disponible para atender otros proyectos, y por este hecho tener ganancias.
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ResponderEliminarCreo que uno de los beneficios podría ser la motivación que se genere en los recursos humanos el hecho de que el proyecto se cumple o finaliza en la nueva fecha estipulada, muchas de los colaboradores tenemos como un tipo de “medalla” que son metas que nos hacen sentir placer el hecho de haberlos alcanzados, por lo que la finalización del proyecto con un mes de anticipación podría significar una “medalla” para todos los involucrados; claro está que para lograr esa meta los líderes tienen que diseñar estrategias muy eficientes que logren en sus recursos los resultados deseados, ya que es de conocimiento de todos que una persona motivada tiene un rendimiento superior a una que no se encuentra motivado. El PMBOK® toca un punto muy interesante, menciona que los lideres no solo deben limitarse a dirigir si no a conocer a sus recursos, conocer sus virtudes y habilidades con el fin de explotarlos de la mejor forma, también cita que cada uno de los líderes debe de trabajar en la elaboración de un sistema de recompensas con el fin de que los recursos sientan que su trabajo no está siendo solo evaluado si no también valorado. Con respecto al cambio en las comunicaciones debería mantenerse de una forma constante y fluida, creo que se podría dar cambios a nivel de informes de rendimiento y avances, con el adelantamiento del proyecto podrían modificarse la periocidad de la generación de los informes de rendimiento de los recursos humanos así como del proyecto; podría haberse planeado una reunión de entrega del proyecto o un almuerzo para realizar el cierre etc, lo que debería ser cambiado y notificado a todos los interesados del proyecto.
ResponderEliminarReferencia:
Project Management Institute, Inc. 2008. GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (GUÍA DEL PMBOK®). Capítulo 9 Gestión de los Recursos humanos del proyecto, Capítulo 10 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, Cuarta edición.
Me llama la atención y comparto el punto de vista de Cristopher al considerar la motivación del personal un beneficio.
EliminarUn factor crítico para el éxito de un proyecto (y con más razón un proyecto que se desea adelantar) es la entrega de los miembros del equipo. Que den lo mejor de sí para el logro de los objetivos grupales depende de lo motivados estén. Por esto, el Project Manager de un proyecto debe preocuparse de que todos y cada uno de los miembros del grupo estén motivados. Esta motivación puede contribuir además en reducir la rotación de personal.
Referencia: http://goo.gl/X5q2H
la motivación del equipo siempre va a depender de la situación actual del proyecto, si el proyecto va mal es muy posible que el equipo de trabajo, me refiero al Team del proyecto, se vea afectado. En ocasiones es difícil levantar la estima del equipo, ante esta situación es importante que el director del proyecto haga los anuncios correspondientes, aclaraciones pertinentes y ayude a que el team del proyecto siga avanzando.
EliminarSin embargo, a veces el carisma del Director del proyecto es tan positivo que los miembros del equipo no temen ante una situación de desmotivación por incumplimientos y sucede mas bien lo contrario, el team decide por si mismos ser muy exigentes con el trabajo que realizan y la gestión que entregan, Menciono la gestión que entregan por que ellos son los que se dedican a controlar el detalle del proyecto y entregar el resultado al director del proyecto.
El team va a buscar siempre la aprobación como colaborador indispensable de su director carismático.
El principal beneficio para el administrador de proyecto es demostrar el nivel de conocimiento y de habilidades para responder y manejar el cambio surgido en el proyecto. El manejar adecuadamente los problemas que un cambio de esta magnitud puede provocar en aspectos como: la desmotivación de los colaboradores actuales así como los niveles de agotamiento, las necesidades de adquirir y desarrollar a nuevo recurso humano, gestionar costos nuevos, actualizar y responder riesgos, planeación de tiempo y alcance, mantener la calidad del producto, documentación de lecciones aprendidas, y sobre todo lograr el equilibrio de todo lo anterior contando con poco tiempo, ya que el objetivo es lograr anticipar la conclusión del proyecto y no atrasarlo con problemas de planeación.
ResponderEliminarGarantizar que a partir de la planeación inicial plasmada en el Plan para la Dirección de Proyecto, se logre re-planear-Ejecutar-Administrar y finalmente cerrar de forma exitosa el proyecto, requiere de una excelente planeación, habilidades y destrezas en manejo de conflictos y en la gestión de administración de proyecto. Por lo que el administrador de proyecto, recibirá el reconocimiento y la confianza ante la empresa constructora que lo contrato.
El administrador de proyecto además de todos los aspectos anteriormente citados, deberá tener muy presente la importancia de mantener informados a los interesados del proyecto. Desde un inicio del proyecto se debe haber identificado quienes deben autorizar, ser consultados e informados en caso de un cambio, por lo que comunicarse formalmente con estos debe ser el inicio de la respuesta al cambio. Una vez aprobado el cambio, al igual que con la documentación total del proyecto, la planificación de las comunicaciones se debe actualizar e iniciar con los informes a los interesados del proyecto, sobre todo el de seguimiento de estado y desempeño del proyecto, para lograr que los interesados esten oportunamente informados del avance del proyecto una vez aplicados los cambios producto del adelantamiento de la fecha de finalización del proyecto.
(Yamal Chamoun, Administración Profesional de Proyectos La Guía, 2002, pág 147)
Project Management Institute, Inc. (2008). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK), Cuarta Edición.
Marjorie señala que el gerente del proyecto "recibirá el reconocimiento y la confianza ante la empresa constructora" considero que esto es un beneficio de mucho valor. Pues en el mundo laboral el prestigio es una carta de presentación. Las noticias fluyen con rápidas y la reputación positiva y exitosa puede abrir muchas puertas.
EliminarEn este sentido, los dueños de la empres y el equipo de trabajo tendrá mayor confianza y en el gerente de proyectos. Definitivamente en los siguientes proyectos respaldaran con mayor seguridad las iniciativas del gerente, quien encontrará un clima respaldo apropiado.
Referencia:
La relación jefe - subordinado,
http://www.gestiopolis.com/canales/derrhh/articulos/no5/mandacapitan.htm
El comentario de Marjorie me hace reflexionar sobre lo proactivo que debe ser el Project Manager para tener éxito en este proyecto. La Proactividad es sinónimo de acción, de ejecución, de tomar la iniciativa, de moverse y de mover al de al lado si es necesario. Esto puede influir notablemente en el desarrollo positivo del proyecto. Al finalizar, el PM habrá crecido como profesional, habrá aumentado sus habilidades y competencias y como bien menciona Clarence, su reputación también puede aumentar en la empresa y en el medio.
Eliminarhttp://manuelgross.bligoo.com/content/view/573227/Consejos-practicos-para-el-exito-de-sus-proyectos.html
Cumplir con la entrega del proyecto en la nueva fecha, significa cumplir con las expectativas del cliente, no solo es cumplir con el cliente en el alcance original sino satisfacer su solicitud de cambio. Eso no es fácil, requiere de una buena planificación y de una gestión precisa. La imagen de la empresa y del gerente del proyecto se apreciara más.
ResponderEliminarAdemás tal como lo vimos en clases, se la empresa se enriquece con las lecciones pasadas. Se crea un “know how” en la empresa que permite usar esa experiencia para la planificación y realización de proyectos futuros.
Y tal como lo señala Veglienzone Se observará un uso muy eficiente de los recursos en términos del valor ganado y el índice SPI será positivo.
Es fundamental comunicar todos los cambios en el alcance de un proyecto para que todos estén claros de la nueva responsabilidad, actividades y plazos. Mantener al equipo bien informado cuando se de un cambio en el plazo es vital para ello es necesario hacer un ajuste en el plan de comunicaciones el cual utilizó como base un alcance ya modificado. Es necesario actualizar la finalización de las comunicaciones y quizás la frecuencia de las mismas.
En mi experiencia personal, cuando los plazos de los proyecto se acortan, hay una gran posibilidad de concentrarse en las actividades del día a día en procura de cumplir con el nuevo plazo y se descuida la actualización de la documentación y en particular de la las comunicaciones. Sin embargo debería ser lo contrario es crítico tener al personal claramente informado de los cambio para que se puedan hacer todos los ajustes necesario. Las comunicaciones tienen que enfocarse en informar y alinear todos los compromisos y que se haga un uso eficiente de los limitados recursos del proyecto y de los diferentes procesos.
Y tal como lo indica el PMBOK se debe distribuir la información necesaria a los interesados de manera oportuna así como responder a las solicitudes inesperadas de información.
Referencia:
1. Veglienzone, Hernan, Claves para una gestión exitosa (Parte II) , 2010 Consultado el 12/08/2012 de http://cxo-community.com/articulos/blogs/blogs-management/3276
2. Project Management Institute, Inc. 2008. Fundamentos para la Dirección de Proyectos. Guía del PMBOK®. 4ta ed. Pennsylvania: Project Management Institute, (p.p 261-282)
Como dice el compañero Clarence las lecciones aprendidas enriquecen el “know how” de la empresa para ser aplicadas a proyectos futuros. Generalmente se documentan en las lecciones aprendidas errores y desviaciones, pero también es importe documentar aciertos y un trabajo bien realizado y planificado, como sería el caso del actual proyecto, al lograr implementar el adelantamiento de la fecha de finalización del proyecto de una forma exitosa, logrando así satisfacer las necesidades de los clientes dentro de los 11 meses solicitados.
EliminarTodas las medidas aplicadas necesarias para cumplir con el cambio quedaran debidamente documentadas para ser consultadas y aplicadas como a apoyo para proyectos futuros.
(Yamal Chamoun, Administración Profesional de Proyectos La Guía, 2002, pág. 151)
Si se adelanta la fecha de finalización se pueden producir dos tipos de beneficios:
ResponderEliminarBeneficios intangibles: son difíciles de medir o cuantificar como la retención del cliente, retención de personal (en el caso de que el personal se encuentre más motivado) y mejor servicio al cliente.
Beneficios tangibles: ahorro como resultado de mayor eficiencia y desempeño. Si el proyecto se adelantó a 11 meses con suficiente tiempo de planificación entonces se puede ahorrar dinero al ahorrar tiempo. También el cliente puede haber ofrecido compensación e incentivos adicionales por terminar antes.
Como sabemos, la comunicación es un aspecto clave para el éxito de cualquier proyecto. Sin la posibilidad de intercambiar información entre los distintos involucrados en el proyecto sería imposible adelantarlo.
Sería conveniente reunirse con el equipo una o dos veces por semana, según sea necesario, para evaluar los progresos y fijar nuevos pasos a dar. Esto permitirá valorar la salud del proyecto, hacer frente a dificultades, asignar prioridades y hacer críticas constructivas.
Por último, el trabajo de actualización de las comunicaciones debe quedar documentado.
Referencias:
Aldunate E. (2005) Gestión de la ejecución de proyectos públicos: Organización y planificación de la ejecución. Chile. Recuperado de
http://www.eclac.cl/ilpes/noticias/paginas/7/28747/Gestion%20de%20la%20ejec%20de%20Proy.pdf
Technology Project Management Glossary. (2008) Recuperado de http://gta.georgia.gov/sites/gta.georgia.gov/files/imported/vgn/images/portal/cit_1210/63/5/115885001PM%20Glossary%20GM-08-104.01%20for%20pub.pdf (p. 12)
La compañera Laura menciona la clasificación del tipo de beneficios y me parece excelente que haga la aclaración ya que muchas veces se cae en asociar a los beneficios directamente con el dinero y no necesariamente debe ser así, claro esta que un beneficio económico le sienta muy bien a cualquier extremo de la balanza ya sea al lado del cliente o al lado de la empresa que presta el servicio pero hay muchas beneficios que aunque no sea dinero palpable significa una ganancia, como ella hace mención la retención del cliente no significa una entrada de dinero instantánea pero podemos tener posibilidades de desarrollar algún otro proyecto para la empresa que contrata y hasta incluso que nos recomienden con otras empresas que se desempeñen en el mismo nicho de negocio o en otros.
EliminarY con el punto de las reuniones con el fin de ver el progreso y la salud del proyecto me parece fundamental ya que al ser un esfuerzo de grupo es necesario afrontar las situaciones sean positivas o negativas como grupo.
Existiria un Beneficio Financiero para Cliente, si y solo si, el supuesto que la oportunidad financiera de acabar un mes antes la ejecucion del proyecto sea mayor a los costos que se tendran que incurrir por adelantar los trabajos de la ejecucion del proyecto en un mes.
ResponderEliminarEl incremento de costos tambien se aplica al Team del proyecto ya que deberan ejecutar tareas de replanificacion del plan de trabajo, posiblemente trabajo extra.
El hecho de reducir en un mes el proyecto no significa que se disminuye el valor de Nomina sino por el contrario lo incrementa precisamente por las tareas adicionales que se deben realizar por el cambio de la fecha de entrega.
Cambios que se deberán gestionar:
1.- AL reducir el tiempo, puede ocurrir que se tenga que replantear los hitos del proyecto, con respecto a las fechas de avance.
2.- La linea base cambia, asi que tambien se debera replantear los indicadores de desempeño, con respecto a las fechas de avance.
3.- si existen indicaciones de horarios de despacho o entrega de informes o documentos del proyecto deberan ser actualizadas.
4.- Se debera realizar todas las solicitudes de cambio.
5.- Comunicar a los interesados del proyecto del resultado de las solicitudes de cambios.
6.- Replantear las reuniones planificadas.
7.- Actualizar el Project Management Plan y los documentos del proyecto.
8.- crear nuevos pronosticos del avance del proyecto.
9.- Como el horario de trabajo puede requerir nuevo personal, se debera actualizar la matriz de comunicacion.
Es muy cierto esto que indica Boris, ya que además de un análisis de costo-beneficio en el que se determine la factibilidad de implementar el cambio, se debe hacer un análisis de costo de oportunidad, no solo para la empresa constructora sino también para el cliente.
EliminarLo anterior con el propósito de que el cliente evalúe de que forma obtendrá un mayor beneficio y de esta forma tome sus decisiones, hay que recordar que en este tipo de análisis no se evalúa exactamente lo que se gana en cada opción, sino lo que se gana en cada opción descontando lo que se pierde de la otra.
Referencia:
http://www.gerencie.com/costo-de-oportunidad.html
Se tendrían beneficios en diferentes ámbitos, suponiendo que el proyecto sea exitoso al finalizar:
ResponderEliminar1-Se incrementaría el nivel de credibilidad y confianza en el PM.
2-El cliente estaría satisfecho con el trabajo realizado, aun cuando se le presentaron retos extraordinarios a la constructora y a la gestión del proyecto, razón por la cual el cliente pensara en la empresa como primera opción para futuros proyectos.
3-Si la empresa constructora cuenta con nuevos contratos para analizar, puede tomar en cuenta que los recursos asignados al proyecto del edificio, serán liberados con mayor prontitud.
4-Los costos indirectos del proyecto se verán reducidos e incluso algunos de los directos, por ejemplo, si se ha alquilado una bodega por los 12 meses pagos por adelantado, se podría recuperar el costo del alquiler de la misma por un mes.
5-La correcta o incorrecta gestión del cambio realizado fungirá como insumo en otros proyectos, para las áreas de planificación, gestión de cambios, análisis de riesgos, gestión de adquisiciones, entre otras.
También es importante tomar en consideración que para no caer en el síndrome del lavadero, el cambio debe ser analizado y valorado a profundidad por todos los involucrados clave, ya que es mejor no quedarle tan bien al cliente que perder miles de millones de dólares y la credibilidad en nuestro trabajo, siempre se deben decir las cosas con honestidad, aunque las cosas no siempre sean lo que el cliente quiere escuchar.
En cuanto a las comunicaciones, es importante tomar en cuenta, que una solicitud de cambio, debe ser comunicada a las personas designadas en el plan de comunicaciones, mediante reuniones ordinarias o extraordinarias en donde se evaluara e incluso se aprobará o rechazará dicha solicitud, todo esto debe plasmarse en las lecciones aprendidas e informes de seguimiento, mismos que en el plan de comunicaciones cuentan con su propia periodicidad, responsables y destinatarios.
Además, una vez que el cambio ha sido autorizado, se debe realizar la actualización de los diferentes documentos del proyecto, entre ellos el plan de comunicaciones, ya que el cambio en la reducción del tiempo del proyecto, puede causar que la periodicidad, responsables, destinatarios, medio de comunicación o nivel de detalle de las comunicaciones varié.
Referencias
Yamal Chamoun, Administración Profesional de Proyectos La Guía, 2002, páginas 147-149, 202-203.
Project Management Institute, Inc. (2008). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK), Cuarta Edición.
Curso “Contabilidad Gerencial” Universidad Nacional, PROGESTIC, II Trimestre, 2012.
El punto 5 que toca Legner es muy importante, considero que las lecciones aprendidas son un beneficio para todos los involucrados en el proyecto independientemente si es de parte del cliente o de la empresa que brinda el servicio; de aquí podrían rescatarse el uso de las practicas que se utlizaron, asi como las técnicas y los procesos que llevaron al éxito del proyecto y porque no incluir los recursos que sobresalieron y que contribuyeron de una gran forma al desarrollo del mismo. Con el otro punto que toca de que: ” es importante tomar en consideración que para no caer en el síndrome del lavadero, el cambio debe ser analizado y valorado a profundidad por todos los involucrados clave, ya que es mejor no quedarle tan bien al cliente que perder miles de millones de dólares y la credibilidad en nuestro trabajo, siempre se deben decir las cosas con honestidad, aunque las cosas no siempre sean lo que el cliente quiere escuchar” es a lo que me refería en la pregunta anterior con la frase: ““el cliente tiene la razón pero no hay que hacerle caso en todo”” y en lo que usted difirió, ya que muchas veces al cliente realizar muchas solicitudes de cambio y que algunas de estos signifiquen dificultades para la empresa que realiza el proyecto no genera rentabilidad y siendo un poco objetivo el propósito de los negocios es generar rentabilidad.
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